หลายๆ ออฟฟิศและโรงเรียนก็ต้องปิด อีเว้นท์ก็ต้องเลื่อนออกไปอย่างไม่มีที่สิ้นสุด จากเหตุการณ์ COVID-19 ก็เลยทำให้ทุกคนต้อง “ทำงานที่บ้าน” หรือ “เรียนที่บ้าน” กันอย่างห้ามกันไม่ได้ แต่จะทำอย่างไรให้ไม่กระทบต่อประสิทธิภาพของงานกันหล่ะ
เรื่องนี้อาจจะดูไม่แปลกเท่าไหร่ เพราะพวก Freelance หรือพวกทำงานแบบ remote (ทำงานต่างประเทศแต่อยู่ที่บ้าน) เค้าก็ทำแบบนี้กันมานานแล้ว และการเปิดให้ Work from Home ได้นั้นทำให้พนักงานมีความรู้สึกว่ารักองค์กรมากขึ้น เพราะไม่ต้องแหกตาแต่เช้าไปทำงาน แต่มันก็แลกกับการทำงานที่ “อาจจะ” ลดลง ดังนั้น การทำ Work from home นั้นจำเป็นที่จะต้องทำให้ได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะทำงานอยู่ที่ไหนก็ตามนั่นเองครับ
แต่ในเรื่องของการทำงานนั้น การเลือกใช้แอพหรือบริการใด บริการหนึ่งนั้นก็เป็นเรื่องสำคัญเช่นเดียวกันครับ เพราะอาจจะทำให้เกิดงานที่เรียกว่า “Doing the work” หรืองานที่ “ฉันกำลังทำงานอยู่นะ” เช่นกำลังเขียนเมล์ให้ได้อย่างสละสวย หรือนั่งหาไฟล์เป็นชั่วโมงว่ามันไปอยู่ในโฟลเดอร์ไหน หรือต้องมานั่งทำงานใหม่เพราะว่าไฟล์หรือบริการนั้นทำมันพังเป็นต้น ซึ่งจะบอกว่าเวลาพวกนั้นมันมีเยอะมากๆ เลย หากมากเกินไป ก็จะทำให้เสียเวลานั่นเองครับ
วันนี้ผมจึงมาแนะนำแอพและวิธีในการทำงานที่บ้านกันให้ฟังครับ เพื่อนๆ ที่สนใจหรืออยากทำตาม สามารถทำตามได้เลย บริการหลายบริการที่เล่ามานั้นมีเวอร์ชันฟรีทั้งหมด สามารถเข้าไปสมัครใช้บริการกันได้อย่างเต็มที่เลยครับ
จัดบ้านให้พร้อมทำงาน
นอกจากเรื่องของการทำงานแล้ว เราเองก็จะต้องปรับ “สิ่งแวดล้อม” ของที่ทำงานของเพื่อนให้เหมาะสมซะก่อนครับ เช่นการจัดให้โต๊ะนั้นเหมือนที่ทำงานหรือที่เหมาะสมที่จะทำงานนั่นเองครับ โดยมีตัวอย่างเช่น
- หาไฟ (โคมไฟตั้งโต๊ะ ไฟห้อง) และเปิดให้สว่าง เพราะเวลาที่เรานั้นเจอไฟที่จ้า และ เป็นสีที่ทำให้ตื่นตัวอย่างสี Daylight White หรือไฟโทนสีน้ำเงิน เพราะจากการวิจัยแล้ว ไฟที่มีอุณหภูมิสูงทำให้เพื่อนๆ ตื่นตัวครับ ดังนั้นเพื่อนๆ อาจจะไปหาโคมไฟตั้งโต๊ะที่สูงๆ มาติดตั้งไว้ เพื่อให้ส่องสว่างโต๊ะให้น่าทำงานครับ
- มีที่นั่งที่สบาย มีโต๊ะที่เหมาะต่อสรีระ ถ้าเราไม่มีมันก็อาจจะทำให้เราปวดนู่นปวดนี่ (หรือที่คนออฟฟิศเค้าชอบเรียกกันว่าออฟฟิศซินโดรมนั่นเอง)
- มีเน็ตที่เร็วแรง เพียงพอต่อการทำงานกับพนักงานในทีมได้อย่างไม่มีปัญหา เพราะระหว่างวันนั้นอาจจะต้องส่งงานให้แก่เพื่อนร่วมงาน หรือ ประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ก็เป็นได้ครับ ซึ่งเดี๋ยวนี้ internet broadband นั้นก็มีราคาถูกลงมากอีกด้วย ดังนั้นเพื่อนๆ อาจจะไม่ต้องเป็นห่วงอะไร
ทำห้องให้ปลอดสิ่งรบกวน
มันเป็นเรื่องที่สำคัญมากนะครับที่ห้องนั้นจะต้องไม่มีสิ่งรบกวนการทำงานอยู่ตลอดเวลา เพราะว่าหนึ่งคือเวลาเราอยู่ในจุดที่เหมือนว่า คุณไปอยู่ในจุดไคลแมกซ์แล้วเช่นในหนังหรือซีรีส์แต่ปลั้กคุณดันหลุด ไฟดันดับ มันก็ทำให้คุณรู้สึกแย่ไม่ใช่เหรอครับ แล้วก็ทำให้คุณจะต้องใช้เวลาในการต่อให้ติดอีกครั้งยากอีกด้วย มีงานวิจัยอยู่ว่า การที่คุณต้องไปหลุดโฟกัสครั้งนึง อาจจะประมาณแค่ 1 นาทีเท่านั้น ก็อาจจะทำให้ต้องใช้เวลาในการต่อมันกลับมาให้เหมือนเดิมนั้นใช้เวลาเกือบ 25 นาทีเลยทีเดียว
เช่นเดียวกันกับการทำงานครับ การที่เพื่อนๆ หันไปใช้โทรศัพท์เพื่อคุยเล่นกับเพื่อน ก็อาจจะทำให้เพื่อนๆ หลุดโฟกัสไปเลยก็เป็นได้ ทำให้กว่าเพื่อนๆ จะมาอยู่ในจุดที่ตั้งใจเดิมนั้นก็อาจจะต้องเสียเวลามาก นอกจากงานจะไม่เสร็จแล้ว ก็อาจจะทำให้เพื่อนๆ รู้สึกแย่ต่อการทำงาน เบื่องานไปเลยก็ได้ครับ
จัดเวลาการทำงาน
นอกจากการจัดสรรค์ที่ทำงานให้เหมาะสมต่อการทำงานแล้ว เวลาการทำงานก็เป็นเรื่องสำคัญเช่นเดียวกัน เพราะถ้าวันนี้ทำงานสาย พรุ่งนี้ก็จะทำงานสายเช่นเดียวกัน คำถามนั่นก็คือ หากว่าเพื่อนร่วมทีมนั้น ถ้าอยากทำวิดีโอคอลมาคุยงาน เพื่อนๆ จะพร้อมรับสายและทำงานหรือไม่?
โดยในหัวข้อของการจัดการเวลาแล้ว ก็จะสามารถแบ่งออกมาเป็นประเภทได้ดังนี้ครับ
- เวลาในการทำงาน
ต้องระบุไปเลย ว่าจะทำงานกี่โมงถึงกี่โมง ทำให้เพื่อนร่วมทีมสามารถทำงานร่วมกับคุณได้ และไม่รบกวนคุณอีกด้วย แนะนำให้เราคุยกันในทีมก่อน ว่าอยากจะตั้งเวลาทำงานกันกี่โมง - ความพร้อมในการทำงาน
นอกจากว่าเวลาที่จะต้องใกล้เคียงกันแล้ว อีกอย่างหนึ่งที่ทีมขาดไม่ได้ก็คือ “ตอนนี้คุณทำอะไรอยู่” นั่นเอง บางครั้งคุณอาจจะกำลังแก้ไขงานตรงนี้อยู่ จัดห้องอยู่ หรือแม้กระทั่งไปช้อปปิ้งอยู่ก็ได้ เพื่อนร่วมทีมของคุณก็น่าจะควรรับทราบข้อมูลนี้เช่นเดียวกัน - การตั้งลำดับความสำคัญของงาน
นอกจากงานที่มันจะกลายเป็นว่าสะเปะสปะแล้วในช่วงแรก การตั้งลำดับว่าตอนนี้ทีมต้องการอะไรหรือเราต้องทำอะไรก่อนเพื่อให้ทีมทำงานอื่นๆ ต่อไปได้ ก็เป็นเรื่องจำเป็นที่จะขาดไปไม่ได้เลยเช่นเดียวกันครับ
แต่ท้ายที่สุดแล้ว คำสำคัญของเรื่องนี้นั่นก็คือ “การสื่อสาร” นั่นเอง หากว่าไม่มีผู้รับสาร หรือการสื่อสารด้วยวิธีที่ผิด ก็จะทำให้การสื่อสารไม่เป็นผล เป็นผลทำให้การทำงานนั้นไม่มีประสิทธิภาพในที่สุดครับ
ขอบคุณคำแนะนำจาก 1Password : https://blog.1password.com/remote-work-tips/
การเลือกใช้บริการแอพที่เหมาะสม
นอกจากการจัดการในเรื่องส่วนตัวแล้ว ก็จะต้องมีในส่วนของการเลือกใช้แอพให้เหมาะสมกับทีมกันครับ
สำหรับสตอรีนี้ ผมก็จะแตกหัวข้อออกมาเป็น
- การจัดการงาน (หรือ Project Management)
- การจัดการข้อมูลระหว่างคนในทีม (File Management)
- การจดบันทึกข้อมูลระหว่างทีม (Note Management)
- การทำวิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ Video Conference
- การอัตโนมัติงาน (Work Automation)
แต่ในหลายๆ บริการนั้นก็อาจจะเหมาะสมกับการทำงานอื่นๆ อีกด้วย หรือมีฟีเจอร์อะไรที่สามารถนำมาใช้งานให้เกิดประโยชน์อีกมากมาย ผมเองก็จะเขียนไว้เพื่อให้นำไปประกอบการตัดสินใจกันนะครับ
การจัดการงาน – Project Management
ด้านการจัดการงานนั้น ก็จะเรียกว่าเป็นประตูหน้าสำหรับการทำงานก็เป็นได้ เพราะแต่ละงานนั้นก็อาจจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันไป การที่จะบอกว่า เออ ทำงานนี้ไปสิมันก็คงไม่น่าใช่เรื่องที่ถูกต้องซะเท่าไหร่ แต่การเห็นว่าตอนนี้มีงานอะไร ใครกำลังทำอะไรอยู่นั้นจึงทำให้การได้ “คำตอบ” สำหรับเพื่อนๆ ในทีม และทั้งหัวหน้างานสามารถรู้ได้ทันที โดยแทบไม่ต้องสื่อสารอะไรกันเลย
หากทำงานเป็นโปรเจ็กต์เดียวกัน การทำงานนั้นก็จะเป็นในเชิงของการกระจายงานย่อยๆ ที่เกิดจากการทำ ‘Chunking’ นั่นเอง หรือการทำงานย่อยๆ เพื่อเมื่อนำมารวมกันแล้วเป็นงานก้อนใหญ่ๆ งานหนึ่ง ซึ่งบริการด้านการจัดการงานนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นมากสำหรับงานประเภทนี้
สำหรับรายชื่อแอพที่น่าสนใจ สามารถไปอ่านต่อได้ที่นี่ครับ แอพจัดการงานต้องมี 2020
จัดการไฟล์ แชร์ไฟล์งาน ทำงานไฟล์พร้อมกัน
นอกจากที่จะต้องทำงานของตัวเองให้เสร็จแล้ว การที่เราเซฟไฟล์ไว้บนเครื่องก็อาจจะเป็นปัญหาเช่นเดียวกัน เพราะหากว่าเพื่อนๆ อยู่ข้างนอกบ้านแล้วมันต้องส่งงาน มันก็จะกลายเป็นว่าไม่ได้ส่งหน่ะสิครับ สิ่งที่จะมาแก้ไขนั่นก็คือการใช้ Cloud Storage นั่นเอง มันทำให้เพื่อนๆ ส่งงาน แชร์งาน เอางานมารวมกันได้อย่างง่ายดายนั่นเองครับ ในสตอรีนี้ ผมก็จะมาแนะนำ 3 บริการ “หลัก” ที่น่าสนใจมาให้เพื่อนๆ ลองเลือกกันดูครับ
สำหรับรายชื่อแอพที่น่าสนใจ สามารถไปอ่านต่อได้ที่นี่ครับ แอพเก็บข้อมูลบนคลาวด์ต้องมี 2020
จดโน้ต
Notion
Notion เป็นบริการที่ให้เพื่อนๆ หรือเพื่อนในทีมมาแชร์ความรู้หรือข้อมูลกัน เพื่อให้ในทีมสามารถหาความรู้นั้นและนำไปใช้งานได้ในทันที เหมือนเป็นเชิง Knowledge Base นั่นเองครับ
ส่วนตัวแล้ว ผมสร้าง Notion ขึ้นมาเพื่อจดโน้ดเรียนครับ เพราะว่าสามารถย้อนหาได้ง่าย รวมถึงฟีเจอร์การสร้างตารางประเภทฐานข้อมูลอีกด้วย ก็ทำให้เพื่อนๆ สามารถหาข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ใน workspace ได้อย่างง่ายดาย
และอีกหลายฟีเจอร์อย่างการเขียน LateX หรือ Markdown ที่ใช้งานง่าย และการลากวางก้อนประโยค คำ รูปภาพ หรือฐานข้อมูลก็เป็นไปได้อย่างง่ายดายอีกด้วย
เหมาะสำหรับการจดกันลืมอย่างแท้จริงครับ
StackOverflow for Teams
StackOverflow สำหรับเพื่อนๆ ที่เขียนโปรแกรมน่าจะรู้จักกันอยู่แล้ว มันก็คือบริการประเภท Question and Answer นั่นเอง หรือการตั้งคำถามและก็รอคนที่รู้คำตอบนั้นมาตอบ เพื่อให้ได้คำตอบอย่างรวดเร็ว แต่นี่คือเค้าให้เราสร้างกลุ่มขึ้นมาเพื่อทำ Q&A base ไว้ใช้กันในองค์กรนั่นเอง
ข้อดีนั่นก็คือคำตอบนั้นก็จะถูกเก็บไว้ และหากว่ามีคนสงสัยในเรื่องเดียวกันก็สามารถค้นหาและก็ได้คำตอบอย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องไปเสียเวลาอันมากมายเพื่อได้รับคำตอบเล็กๆ น้อยๆ ครับ
Evernote
Evernote เป็นบริการจดโน้ด ที่ผมคิดว่ามันใช้งานได้อย่างลื่นไหล และสร้างปัญหาในการทำงานให้เพื่อนๆ น้อยที่สุดอันหนึ่งเลยหล่ะครับ ด้วยฟีเจอร์ที่ทำให้เพื่อนๆ จดโน้ด ได้หลายวิธีและออกมาอย่างดูดี ทำให้มันสู้คู่แข่งอย่างพวก Microsoft หรือ Google ไปอย่างหลายร้อยขุมเลย
Quip
Microsoft Whiteboard
Microsoft OneNote
การสื่อสารด้วยแชท
บางเรื่องนั้นอาจจะไม่ได้จำเป็นอะไรมาก หรือไม่ได้รีบว่าจะเอาอะไรตอนนี้ แต่เพราะว่าไลน์นั้นไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อทำงาน ผมก็เลยแนะนำเป็นบริการพวกนี้ครับ
Automate งาน
Automate หรือการทำให้ขั้นตอนการทำงานนั้นทำได้อย่างอัตโนมัตินั่นเอง จุดประสงค์ของการทำ automation นั่นก็คือลดเวลาที่จะต้องให้เราไปนั่งทำแบบ manual มาทำงานอย่างอื่นจะดีกว่า เป็นการเพิ่ม productivity ในการทำงานอีกด้วย
สำหรับรายชื่อแอพที่น่าสนใจ สามารถไปอ่านต่อได้ที่นี่ครับ
อย่าลืมที่จะติดตามข่าวสารด้วย
นอกจากแอพพวกนี้แล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดนั่นก็คือการมีข่าว ที่เราเองจะต้องตัดสินใจไวแล้วข่างนั้นก็ต้องแม่นยำอีกด้วย
ในสตอรีนี้ ผมจะไม่ยกตัวอย่างเป็นพวก Social Media / Platform ประเทศไทยซะเท่าไหร่นะครับ เพราะว่าเข้าใจว่าข่าวมันเร็วจริงๆ แต่ความน่าเชื่อถือก็อาจจะไม่มีมากเท่าที่ควรนะครับ วันนี้เลยจะเอามาแต่แอพที่คนสหรัฐฯ เค้าโหลดกันอย่างจ้าละหวั่นมาแนะนำให้เพื่อนๆ ดูกันครับ
Google News
Google News
Comprehensive up-to-date news coverage, aggregated from sources all over the world by Google News.news.google.com
r/Coronavirus
In December 2019, a novel coronavirus strain (SARS-CoV-2) emerged in the city of Wuhan, China. This subreddit seeks to…www.reddit.com
Get Informed Get Inspired
Flipboard curates the world’s stories so you can focus on investing in yourself, staying informed, and getting…flipboard.com
อยู่บ้าน อย่าอยู่อย่างเบื่อๆ
Netflix
แทบจะไม่ต้องอธิบายอะไรมากมาย มันก็คือเว็บไซต์ให้บริการ
Youtube Premium
Hulu
Spotify
HBO GO
Line TV
หรือก็ซื้อ True ID Box ไปเลยครับ
True ID Box นั้นเป็นกล่องที่ทำให้เพื่อนๆ สามารถเข้าไปดูคอนเท้นท์ในอินเตอร์เน็ตอย่างเช่นพวก Youtube, Netflix, Line TV, Viu หรืออีกหลายๆ แอปที่สนับสนุนโดย Android TV หรือจะดูทีวี เช่าหนังก็ได้อีกด้วย เหมาะสำหรับพวกดูทีวีแต่ไม่มีทีวีประเภท Smart TV อย่างผมอย่างเห็นได้ชัด
แถมตัวมันเองมี Chromecast ทำให้เพื่อนๆ สามารถเปิด Google Chrome บนคอมพิวเตอร์และก็แชร์หน้าจอลงไปที่ตัวกล่องได้เลยอีกด้วย
อีกทั้งเรื่องของฟุตบอลอีกด้วย ที่ช่วงนี้เค้ากำลังแข่งขันกันเลย เพื่อนๆ ก็สามารถซื้อแพคเกจเพื่อดู Premiere League ทั้งซีซันอีกด้วย
